Verbatim berasal dari bahasa Latin, yaitu Verbatim Ac Litteratim, yang secara harfiah berarti “kata demi kata dan huruf demi huruf”. Kalau dilihat dari aspek profesi dan dunia kerja, istilah Verbatim adalah mengubah rekaman suara menjadi teks atau tulisan. Transkripter (orang yang mengubah transkrip) yang bekerja di bidang verbatim akan menyalin kata demi kata yang diucapkan, ucapan persis seperti yang diucapkan, termasuk kata-kata yang diulang, gagap, berdehem, tertawa, batuk, suara ketukan dan sebagainya.
Dalam konteks penelitian, Verbatim adalah pernyataan atau respon kata demi kata dari responden hasil penelitian kuantitatif, atau muncul dari pertanyaan terbuka dalam studi penelitian kuantitatif.
Tujuan Verbatim
Tujuan dilakukannya verbatim adalah untuk mendapatkan representasi yang akurat dari kata-kata yang diucapkan, termasuk jeda, gagap, dan suara lainnya yang dapat digunakan dalam berbagai konteks. Dalam konteks penelitian, Verbatim dapat digunakan sebagai tahap awal penelitian untuk menyalin hasil wawancara dari bentuk audio ke dalam tulisan. Verbatim biasanya merupakan hasil penelitian kuantitatif, tetapi dapat juga muncul dari pertanyaan terbuka dalam studi kuantitatif.
Umpan Balik Verbatim
Dalam dunia bisnis, umpan balik (reaksi) pelanggan yang dikumpulkan secara kata demi kata dapat memberikan pemahaman mendalam tentang persepsi pelanggan. Profesi ini jasanya sangat diperlukan oleh masyarakat modern, yang semakin dinamis dan berkembang.
Ada tiga cara umpan balik Verbatim yang biasa digunakan perusahaan dalam menjalankan praktek bisnisnya, seperti menggali kearifan yang terkandung dalam umpan balik kata demi kata.
1. Kategorisasi Data Umpan Balik Verbatim
Perusahaan dengan mudah memperoleh ribuan, atau lebih verbatim dari pelanggan dalam waktu singkat. Untuk memperoleh nilai dari sejumlah besar komentar pelanggan, dan memastikan tema proses dan layanan yang mudah ditemukan. Perusahaan harus mengkategorikan umpan balik ini secara akurat menurut sentimen (misalnya positif, negatif, dll.) dan menurut kategori (misalnya karyawan, janji ketemu, komunikasi, masalah layanan, dll.).
Proses kategorisasi yang akurat memungkinkan perusahaan untuk menganalisis dengan cepat sejumlah besar umpan balik verbatim dari data bisnis atau demografi lainnya. Hal ini dapat memberdayakan perusahaan untuk memperoleh wawasan yang berarti, terkait dengan jenis produk atau layanan, masa kerja karyawan, masa kerja pelanggan, lokasi geografis, atau banyak faktor lainnya.
Karena hanya memiliki tingkat akurasi 60-70%, Perusahaan tidak dapat mengandalkan perangkat lunak otomatis untuk menganalisis dan mengkategorikan umpan balik kata demi kata. Sebaliknya, mereka perlu juga memasukkan analisis sentimen dan kategorisasi yang dinilai manusia ke dalam program kata demi kata mereka untuk memastikan akurasi.
Meskipun perangkat lunak dapat mengkategorikan umpan balik kata demi kata berdasarkan kata kunci, hanya analis sentimen manusia yang terlatih yang dapat mengevaluasi komentar pelanggan untuk menilai faktor yang lebih halus seperti nada, volume suara, dan pilihan kata. Sering kali, pelanggan dapat memberikan skor yang memadai pada survei tertutup, tetapi mengutarakan rasa frustrasi dalam komentar lisan mereka.
2. Gunakan Umpan Balik Verbatim dalam Proses Pembelajaran
Saat ini, menggunakan umpan balik verbatim umumnya digunakan untuk menemukan ketidakpuasan pelanggan. Perkembangan teknologi memudahkan memindai kata demi kata pelanggan untuk menemukan kata, atau frasa tertentu yang menunjukkan ketidakpuasan. Teknologi yang baru saat ini memiliki potensi signifikan untuk merevolusi cara perusahaan untuk evaluasi hingga bertindak berdasarkan umpan balik kata demi kata.
3. Integrasikan Umpan Balik Verbatim ke dalam Pelatihan Karyawan
Umpan balik kata demi kata dapat menjadi sumber yang sangat baik untuk melatih karyawan. Ada hubungan yang langsung dan kuat dalam mendengarkan pelanggan membahas interaksi positif atau negatif dengan kata-kata mereka sendiri.
Komentar pelanggan yang emosional dapat memberikan umpan balik yang meyakinkan kepada karyawan yang tidak memenuhi harapan pekerjaan atau layanan. Selain itu, pujian pelanggan dapat mengakui dan memperkuat kinerja karyawan yang melakukan pekerjaan di atas standar secara konsisten.
Pemimpin perusahaan perlu memiliki komitmen kuat untuk memperdalam keterlibatan karyawan dalam menggunakan umpan balik kata demi kata, dengan cara yang baru untuk menciptakan budaya yang mengutamakan pelanggan. Misalnya, manajer dapat meninjau komentar positif pelanggan dalam rapat kelompok, mempostingnya di kantor, atau memutarnya untuk tim lapangan sebelum mereka berangkat kerja.
Analisis Verbatim
Dalam konteks penelitian, Verbatim merupakan tahap awal dimana peneliti menyalin hasil wawancara dari bentuk audio ke dalam bentuk tulisan kata demi kata/transkrip hasil wawancara. Hal ini dinilai penting karena pada tahap awal ini peneliti melakukan penyalinan untuk memudahkan proses selanjutnya, yakni analisis verbatim. Analisis yang dilakukan dengan menganalisis kemunculan kata-kata tertentu dalam komentar pelanggan/responden, menggunakan grafik yang menunjukkan ukuran kata berdasarkan tingkat kemunculannya.
Berdasarkan beberapa referensi, analisis verbatim dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
- Mengidentifikasi subjek utama yang perlu diperhatikan dengan menganalisis kemunculan kata-kata tertentu dalam komentar pelanggan/responden.
- Menghapus kata-kata henti seperti kata ganti (kata yang digunakan untuk menggantikan orang, benda atau tempat, seperti aku, kau, dia, -nya, sini, ini, itu) dan artikel agar grafik lebih mudah ditafsirkan.
- Menormalisasi bentuk jamak dan konjugasi kata kerja (mengubah kata kerja sesuai subyeknya, orang, jumlah, waktu atau suasana hati yang berbeda, seperti anda, saya, kita dan waktu yang berbeda seperti sekarang, nanti, sebelumnya).
- Melakukan pemetaan semantik (makna/arti), yaitu mengkategorikan umpan balik verbatim dan mengaturnya berdasarkan topik.
Penutup
Transkripsi verbatim adalah transkripsi kata demi kata dari rekaman atau acara langsung yang dapat digunakan sebagai kerangka acuan untuk wawancara, deposisi, sesi panel, dan lain-lain.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam transkripsi verbatim:
- Transkripsi verbatim menangkap kata yang diucapkan secara persis, termasuk jeda, gagap, dan suara-suara lainnya.
- Transkripsi verbatim dapat menjadi aset berharga dalam toolkit profesional, baik dalam pengaturan hukum, penelitian, jurnalisme, atau produksi media.
- Transkripsi verbatim membutuhkan kesabaran dan keterampilan, atau alat yang tepat.
- Kebisingan latar belakang, ucapan yang tumpang tindih, dan rekaman berkualitas rendah dapat menghambat proses transkripsi.
Semoga transkrip verbatim ini dapat dipahami dengan baik dan menjadi bagian penting dalam mendukung kegiatan dan program pemberdayaan masyarakat khususnya di bidang penelitian. (Unik Wimawan)
